Vous avez programmé un rendez-vous pour visiter un espace de bureau ? Sachez qu’il ne vous suffira pas de regarder un peu partout pour déterminer si les lieux correspondent bien à vos besoins. En plus, vous devez poser des questions essentielles au bailleur, à l’exploitant, ou au propriétaire. Pour vous aider, on a rassemblé ces questions essentielles. Alors, quelles sont les informations indispensables à connaitre lorsqu’on visite un bureau ?

QUELLES PRESTATIONS SONT COMPRISES DANS LE LOYER ?

Avant de louer un bureau, il est important de déterminer les différentes prestations incluses dans le loyer. Pour des informations précises sur le sujet, le plus judicieux est de demander un devis. Vous trouverez surement dans ce dernier les prestations incluses dans le prix du loyer et les prestations supplémentaires facturées en sus. Sinon, toutes les informations sur le loyer devraient généralement être précisées dans l’annonce immobilière. Malgré tout, n’hésitez pas à vous renseigner auprès du bailleur ou du propriétaire lors de votre visite.

Les prestations supplémentaires incluses dans le loyer peuvent varier d’un bailleur à un autre. Certains peuvent intégrer dans leurs extras les services de conciergerie, l’accès aux bureaux 24 h/24 ou encore les places de parking.

Il va de soi que plus le nombre de prestations supplémentaires est important, plus le coût du loyer sera élevé. Mais le prix peut aussi varier d’un propriétaire à un autre. Si vous voulez faire des économies tout en profitant de prestations de qualité, un choix judicieux serait de louer un bureau en centre d’affaires ou encore dans un immeuble multi-locataire : vous partagerez ainsi les coûts des installations et des prestations avec les autres locataires.

Ici, il est important de préciser que c’est la surface utile brut ou SUB qui sert généralement de référence pour calculer le loyer d’un bureau. Il s’agit de la surface horizontale à l’intérieur des locaux de bureau incluant les locaux techniques et déduction faite des éléments structuraux (gaines techniques, circulations verticales…) et des combles et sous-sols. Elle ne doit pas être confondue avec la surface utile nette ou SUN. Cette dernière ne représente que la surface effectivement réservée aux espaces de travail (ateliers, laboratoires, salles de réunion…).

EXISTE-T-IL DES DIFFÉRENCES DE PRIX ENTRE LES BUREAUX ?

Si plusieurs bureaux sont disponibles au sein de l’immeuble, n’oubliez pas de vous informer sur les différences de prix éventuelles, cela vous évitera quelques mauvaises surprises.

Par ailleurs, lors des visites, posez des questions sur les charges locatives. Ce sont toutes les dépenses liées à la consommation collective d’eau, au chauffage commun, à l’électricité, à la réparation des appareils d’entretien, à l’entretien des vide-ordures, à l’achat des produits d’entretien, aux frais de paiement du personnel de conciergerie.

Le propriétaire peut récupérer, les charges locatives selon 2 méthodes. La première consiste à les récupérer ponctuellement, par exemple chaque mois, sur présentation de justificatifs. L’autre méthode consiste à établir une provision de charges. Dans ce cas, vous devrez payer une certaine somme correspondant aux charges en plus du loyer tous les mois.

Le montant de cette provision est fixé suivant les chiffres de l’année précédente. À la fin de chaque année, le propriétaire vous communiquera un décompte des charges par courrier dans le cadre de la réalisation de la régularisation des charges locatives. Si le montant que vous avez payé est trop élevé, le propriétaire devra rembourser le trop-perçu. S’il est inférieur aux charges réelles, on vous demandera de verser un complément.

QUID DE LA DURÉE DE L’ENGAGEMENT ?

Divers facteurs peuvent influer sur le prix des loyers. Généralement, le loyer est plus cher si le contrat ne prévoit aucune durée d’engagement ou lorsque la location est réalisée sur une courte durée. À côté, en optant pour une location moins chère mais avec une durée d’engagement plus longue vous aurez moins de flexibilité. Il est donc particulièrement important de s’informer sur la durée d’engagement afin de pouvoir anticiper une éventuelle croissance de votre entreprise.

QUELLE EST LA DURÉE DU PRÉAVIS ?

La durée du préavis peut varier suivant le type de bail en raison du fait qu’il existe des alternatives au bail 3-6-9. Pour rappel, la loi prévoit que le bail commercial doit être conclu pour une durée d’au moins 9 ans. Le locataire a la possibilité de résilier le contrat tous les 3 ans en respectant un préavis de 6 mois avant chaque échéance triennale, d’où l’expression « bail 3-6-9 » pour désigner le bail commercial.

En revanche, si vous recherchez la flexibilité, vous aurez tout intérêt à opter pour un bail professionnel puisque ce dernier peut être résilié à tout moment à condition de respecter un préavis de 6 mois. Vous pouvez également opter pour le coworking dans lequel la durée d’engagement peut aller de 3 à 6 mois et où il faut respecter un préavis de 1 à 3 mois.

EST-IL POSSIBLE DE RÉSERVER LE BUREAU ?

Si vous hésitez entre plusieurs bureaux ou si votre besoin d’un nouveau local n’est pas immédiat, sachez qu’il est souvent possible de réserver les bureaux sur une semaine ou deux. Mais cela dépend du bailleur. Pour être fixé, n’hésitez pas à poser la question durant votre visite.